Gestión de información personal
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El concepto de gestión de información personal (Personal Information Management, PIM) se utiliza en la bibliografía especializada con dos sentidos: como actividad y como disciplina de estudio.
Como actividad, es el conjunto de acciones que las personas realizan con el fin de obtener, crear, organizar, almacenar, mantener y recuperar piezas de información como, por ejemplo, documentos (de papel y digitales), páginas web y mensajes electrónicos con los fines de completar tareas (relacionadas o no con el trabajo) y cumplir con los diversos roles desempeñados por esas personas (como padres, trabajadores, activistas, etc.).[1] No debe confundirse con la gestión de los datos personales, que son relativamente restringidos (nombre de la persona, domicilio, teléfono, etc.), mientras que la información que puede manejar una persona es muchísimo más amplia.
Instrumentos como los organizadores personales ayudan a dedicar menos tiempo a actividades rutinarias de gestión que inducen a cometer errores. Estos instrumentos se conocen como gestores de información personal. Así, dejan más tiempo para hacer un uso creativo e inteligente de la información a fin de concluir tareas o simplemente disfrutar de ella.[2] Varias aplicaciones informáticas[3] se han desarrollado con la intención de facilitar la gestión de información personal. Pero estas mismas herramientas también pueden abrumar a las personas con demasiada información y llevarlas a la sobrecarga informativa.
Como disciplina, se ocupa del estudio de esas acciones para hallar el mejor modo de asegurar que un documento o un canal de información, una vez localizado, vuelva a estar disponible cuando sea necesario. Se encarga también de proponer estrategias para aproximarse a la situación ideal respecto a la gestión de la información personal: disponer siempre de la información pertinente en el lugar oportuno, en la forma adecuada y con un grado suficiente de calidad y completitud para satisfacer cualquier necesidad que surja. Está relacionada con materias como la gestión de la información, la búsqueda y recuperación de información, la interacción persona-computadora, la gestión del conocimiento, la gestión de bases de datos, la psicología cognitiva y la ciencia de la información.
El concepto de gestión de la información personal tiene importancia porque cada persona gestiona la información de una manera (unas utilizan más el soporte papel, otras el informático, etc.), y porque es diferente de cómo una organización gestiona su información. Por otra parte, cuando se diseña un dispositivo destinado a manejar información (como un teléfono inteligente) es importante que esté adaptado o sea adaptable a las formas más habituales en que los posibles usuarios gestionan esa información. Esto se relaciona con el concepto de usabilidad.