Toiminnanohjausjärjestelmä

Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP-järjestelmä (engl. enterprise resource planning) on yrityksen tietojärjestelmä, joka integroi eri toimintoja, esimerkiksi tuotantoa, jakelua, varastonhallintaa, laskutusta ja kirjanpitoa.^[1] ERP-ajattelumalli on laajennettu MRP II:sta (Manufacturing Resource Planning), joka puolestaan on MRP:n (Material Requirements Planning) seuraaja.

ERP-järjestelmään voi sisältyä erilaisia osioita, esimerkiksi palkanlaskenta, kirjanpito, reskontra, varastonhallinta, tuotannonohjaus sekä materiaalin, projektien, huollon, resurssien ja omaisuuden hallinta. Tyypillistä on, että nykyaikaisissa järjestelmissä osiot ovat erillisiä moduuleita, joita voidaan ottaa käyttöön vaiheittain.^[2]

Hyödyt

ERP-järjestelmillä pyritään parantamaan yrityksen tehokkuutta niin toiminnallisesti kuin taloudellisestikin integroimalla samaan järjestelmään eri osastoja palvelevia osioita. Tiedot tallennetaan samaan tietokantaan, jolloin reaaliaikainen tietojen jako eri toimintojen välillä on helppoa. ERP mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsiirron myös saman arvoketjun eri yritysten välillä.^[3]

Reaaliaikaisen tiedonsiirron avulla pyritään vähentämään päällekkäistä työtä ja nopeuttamaan päätöksentekoa. Päätöksenteko nopeutuu, kun päätöksentekijöillä on käytössään ajankohtaista tietoa. Tämä mahdollistaa koko yrityksen toiminnan parantamisen yksittäisten osastojen optimoinnin sijasta.

ERP-järjestelmän ylläpito

ERP-järjestelmät ovat usein monimutkaisia kokonaisuuksia, joiden ylläpitäminen vaatii asiantuntemusta. Perinteisesti monet yritykset ovat rakentaneet järjestelmänsä itse, mutta nykyisin käytetään laajalti valmiita ohjelmistoja, joihin liittyy ohjelmistotalojen tarjoama ylläpito ja tuki.^[4]

Yhä useammin ERP-järjestelmiä tarjotaan myös Software as a Service (SaaS) -toimintamallilla pilvipalveluna. Tällöin ohjelmiston ylläpidosta, tietoturvasta ja päivityksistä vastaa palveluntarjoaja, ja asiakas maksaa järjestelmän käytöstä kuukausi- tai vuosilisenssin. SaaS-ratkaisut voivat vähentää yrityksen omia ylläpitokustannuksia ja nopeuttaa käyttöönottoa, mutta samalla ne sitovat käyttäjän palveluntarjoajan tarjoamaan infrastruktuuriin ja toimintamalliin.^[5][6][7][8]

ERP-järjestelmän käyttöönotto

ERP-järjestelmän käyttöönotto on tyypillisesti kallis ja aikaa vievä prosessi. Kustannuksia aiheuttavat järjestelmän hankinnan lisäksi mukauttaminen, integraatiot ja henkilöstön kouluttaminen. Käyttöönoton yhteydessä yrityksen toimintatapoja voidaan muuttaa vastaamaan ohjelmiston logiikkaa, jolloin vältetään liiallinen räätälöinti.

Henkilöstön sitouttaminen ja huolellinen esitutkimusvaihe ovat hankkeen onnistumisen kannalta keskeisiä. Käyttöönotossa standardoidaan usein dokumentteja, perustietoja ja mittareita.^[9][10]

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vaatii tarkkaa suunnittelua ja valmistautumista. Valmistautumisessa on tärkeää, että vanhan järjestelmän tiedot käydään läpi huolellisesti ja kaikki tarpeeton ja vanhentunut tieto poistetaan. Laadukas data helpottaa tietojen vientiä toiminnanohjausjärjestelmään ja luo perustan onnistuneelle ERPin käyttöönotolle^[11].

Avoimen lähdekoodin ja lisenssipohjaiset ERP-järjestelmät

ERP-järjestelmiä on saatavilla sekä avoimen lähdekoodin että lisenssipohjaisina ratkaisuina.

• Avoimen lähdekoodin ERP-järjestelmät (esim. Odoo Community^[12], ERPNext, Tryton, CiviCRM) ovat vapaasti ladattavia ja muokattavia. Niiden etuina ovat alhaisemmat lisenssikustannukset, muokattavuus ja aktiiviset käyttäjäyhteisöt. Haittapuolena voi olla se, että järjestelmien käyttöönotto ja ylläpito vaativat teknistä osaamista, ja tuki hankitaan usein erillisiltä kumppaneilta.^[13] Tällaisia ovat esimerkiksi SprintIT^[14], AvoinSystems^[15] ja Futural ^[16].

• Lisenssipohjaiset ERP-järjestelmät (esim. SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite) sisältävät ohjelmistotalojen tarjoaman tuen, päivitykset ja usein laajan ekosysteemin. Niiden etuna on valmiit integraatiot ja skaalautuvuus, mutta kustannukset voivat olla huomattavia sekä lisenssien että käyttöönoton osalta.

Organisaation koko, budjetti ja erityistarpeet vaikuttavat siihen, kumpi malli soveltuu paremmin. Suuret monikansalliset yritykset hyödyntävät usein lisenssipohjaisia järjestelmiä, kun taas pk-yrityksille ja järjestöille avoimen lähdekoodin vaihtoehdot voivat tarjota kustannustehokkaan ratkaisun.^[17][18]

APS-järjestelmä (tuotannonsuunnittelu)

APS (Advanced Planning & Scheduling) -järjestelmät^[19] täydentävät ERP-järjestelmiä tuotannonsuunnittelun osalta. Suomen kielessä puhutaan usein hienokuormitusohjelmistoista tai tuotannonsuunnitteluohjelmistoista.

MES-järjestelmä

ERP-järjestelmä voidaan liittää tuotannonohjausjärjestelmään (MES, engl. Manufacturing Execution System)^[20]. MES yhdistää ERP:n tehdasautomaatioon ja huolehtii tuotannon operatiivisesta ohjauksesta sekä tiedonsiirrosta ERP:n ja tuotantolaitteiden välillä.

ERP-järjestelmien käyttäminen opetuksessa

ERP-järjestelmien käyttö ei rajoitu vain yritysmaailmaan, vaan niitä hyödynnetään laajasti myös korkeakoulu- ja ammatillisessa opetuksessa. Kansainvälisesti ERP-ohjelmistoja käytetään liiketalouden, tietojärjestelmien ja tuotantotalouden koulutusohjelmissa, jotta opiskelijat saisivat käytännön kokemusta yritystoiminnan kokonaisvaltaisesta hallinnasta. Ohjelmistojen avulla voidaan simuloida esimerkiksi hankintaa, varastonhallintaa, tuotannon suunnittelua ja kirjanpidon prosesseja.^[21]

Suomessa ERP-järjestelmiä hyödynnetään opetuksessa erityisesti ammattikorkeakouluissa ja yliopistoissa, joissa ne liittyvät liiketalouden, tuotantotalouden ja tietotekniikan opintoihin. ERP tarjoaa opiskelijoille mahdollisuuden ymmärtää liiketoimintaprosessien välisiä riippuvuuksia ja harjoitella tietojärjestelmän käyttöä todellisissa kaltaisissa ympäristöissä.^[22] Opetuskäytössä yleisiä ohjelmistoja ovat esimerkiksi SAP^[23] ja Microsoft Dynamics^[24], mutta myös avoimen lähdekoodin järjestelmiä, kuten Odoo ^[25] ja ERPNext, on otettu käyttöön oppilaitoksissa kustannustehokkuuden ja pedagogisen joustavuuden vuoksi.

Katso myös

• PSA-järjestelmä