매입채무

매입채무(買入債務, 영어: Accounts payable)는 기업이 공급업체에 빚진 돈으로, 회사의 재무상태표에 부채로 표시된다. 이는 공식적인 법적 문서에 의해 생성된 부채인 지급어음과는 구별된다.^[1] 매입채무 부서의 주요 책임은 회사와 공급업체 간의 거래를 처리하고 검토하며, 공급업체의 모든 미결제 송장이 승인, 처리 및 지불되었는지 확인하는 것이다. 매입채무 과정은 조직 내에서 공급 요구 사항을 수집하고 필요한 품목에 대해 공급업체로부터 견적을 받는 것으로 시작된다. 거래가 협상되면 구매 주문이 준비되어 발송된다. 배송된 물품은 도착 시 검사되고, 접수된 송장은 승인을 위해 전달된다. 송장 처리에는 송장의 중요한 데이터를 기록하고 회사 재무 또는 부기 시스템에 입력하는 작업이 포함된다. 이 작업이 완료된 후, 송장은 지급을 위해 회사의 각 사업 프로세스를 거쳐야 한다.^[2]

개요

매입채무 부서는 일반적으로 조직의 재무 기능 내에 위치한다.^[3]

매입채무는 송장이 지급을 위해 증빙될 때 매입채무 보조원장에 기록된다. 증빙되었다는 것은 송장이 지급 승인되었고, 아직 지급되지 않아 미결제 또는 미지급 부채로 총계정원장 또는 AP 보조원장에 기록되었음을 의미한다. 매입채무는 종종 재고에 기록되는 실물 상품 구매에 대한 매입채무인 무역 매입채무와, 비용으로 처리되는 상품 또는 서비스 구매에 대한 매입채무인 비용 매입채무로 분류된다. 비용 매입채무의 일반적인 예로는 광고, 여행, 접대, 사무용품 및 공과금 등이 있다. AP는 공급업체가 고객에게 이미 수령한 상품 또는 서비스에 대해 나중에 지불할 수 있도록 제공하는 신용의 한 형태이다. 공급업체는 송장에 대해 다양한 지불 조건을 제공한다. 지불 조건에는 정해진 기간 내에 송장을 지불하는 경우 현금 할인을 제공하는 것이 포함될 수 있다. 예를 들어, 2%, Net 30 조건은 30일 이내에 지불하면 송장 금액에서 2%를 공제한다는 의미이다. 31일째에 지불하면 전체 금액이 지불된다.

기업에서는 일반적으로 AP 파일에 훨씬 더 광범위한 서비스가 있으며, 회계사 또는 부기 담당자는 송장을 받을 때 이 부채 계정으로의 자금 흐름을 추적하고 지불할 때 이 계정에서 나가는 자금 흐름을 추적하기 위해 일반적으로 회계 소프트웨어를 사용한다. 점차적으로 대기업들은 조직의 송장 처리에서 서류 작업과 수동 요소를 자동화하기 위해 전문화된 매입채무 자동화 솔루션을 사용하고 있다.^[4]

일반적으로 공급업체는 제품을 배송하고, 송장을 발행하며, 나중에 대금을 수령한다. 이것은 현금전환주기 또는 공급업체가 이미 원자재 비용을 지불했지만 최종 고객으로부터 아직 대금을 받지 못한 기간이다.

구매자가 송장을 받으면 포장 명세서 및 구매 주문서와 대조하고, 모든 것이 정상이면 송장이 지급된다. 이를 삼방 대조(three-way match)라고 한다.^[5] 삼방 대조는 지급 과정을 늦출 수 있으므로, 이 방법은 수정될 수 있다. 예를 들어, 삼방 대조는 고액 송장에만 제한되거나, 수령 수량이 구매 주문서에 승인된 금액의 특정 비율 이내인 경우 자동으로 승인될 수 있다.^[6] 송장 처리 자동화 소프트웨어는 워크플로 프로세스 생성 중에 설정된 비즈니스 규칙에 따라 대조 프로세스를 다르게 처리한다. 가장 간단한 경우는 송장 자체와 구매 주문서 간의 이방 대조(two-way matching)이다.

2009년 추정치에 따르면, 매주 10억 개 이상의 기업 간 송장이 처리되었으며, 이 중 97%가 여전히 수동으로 처리되었다. 공급업체 송장을 처리하고 지급하는 평균 비용은 5달러에서 15달러 사이였고, 10%는 할인 조건 내에 지급하기에는 너무 늦게 처리되었으며, 거의 2%는 오류를 포함하고 있었다.^[7]

가계에서는 매입채무가 일반적으로 전력 회사, 전화 회사, 케이블 텔레비전 또는 위성 접시 서비스, 신문 구독 및 기타 정기 서비스와 같은 공급업체로부터의 청구서이다. 가계는 수표, 신용 카드 또는 인터넷 뱅킹을 사용하여 매월 수동으로 추적하고 지불할 수 있다.^[8]

내부 통제

매입채무 직원의 횡령을 방지하기 위해 다양한 남용 방지 검사가 일반적으로 존재한다. 업무 분리가 일반적인 통제 방법이다. 수표 지불이 일반적인 국가에서는 거의 모든 회사가 주니어 직원이 수표를 처리하고 인쇄하며, 시니어 직원이 수표를 검토하고 서명한다. 종종 회계 소프트웨어는 각 직원이 자신에게 할당된 기능만 수행하도록 제한하여 어떤 직원도 – 심지어 경리 부장도 – 단독으로 지불을 할 수 없도록 한다.

일부 회사는 마스터 공급업체 파일에 새로운 공급업체를 추가하는 기능과 전표를 입력하는 기능을 분리하기도 한다. 이렇게 하면 직원이 스스로를 공급업체로 추가하고 다른 직원과 공모하지 않고는 자신에게 수표를 발행하는 것이 불가능해진다. 마스터 공급업체 파일은 회사의 공급업체에 대한 모든 중요한 정보의 저장소이다. 이는 매입채무 부서가 송장을 지급할 때 참조하는 기준점이다.^[9]

또한 대부분의 회사는 특정 기준액을 초과하는 수표에 대해 두 번째 서명을 요구한다.

매입채무 직원은 사기성 송장을 주의해야 한다. 구매 주문서 시스템이 없는 경우, 첫 번째 방어선은 승인 관리자이다. 그러나 AP 직원은 "옐로우 페이지" 사기와 같이 사기꾼들이 광고 게재를 제안하는 몇 가지 일반적인 문제에 익숙해져야 한다. 걷는 손가락 로고는 상표권 등록된 적이 없으며, 많은 다른 옐로우 페이지 스타일 디렉토리가 있으며, 대부분은 배포가 적다. 2000년 겨울 미국 급여 협회의 고용주 관행(Employer Practices) 기사에 따르면, "공급업체는 송장처럼 보이는 문서를 보낼 수 있지만 작은 글씨로 '이것은 청구서가 아닙니다'라고 명시되어 있다. 이들은 디렉토리 등록이나 광고에 대한 요금일 수 있다. 최근 일부 회사에서는 환불 수표처럼 보이는 것을 보내기 시작했지만, 실제로는 서명과 함께 문서를 반환할 때 활성화되는 서비스 등록이다."

매입채무에서 간단한 실수로 인해 막대한 과다 지불이 발생할 수 있다. 일반적인 예로는 중복 송장이 있다.^[10] 송장이 일시적으로 분실되거나 공급업체가 지불 상태를 문의하기 위해 전화했을 때 승인 상태에 있을 수 있다. AP 직원이 이를 찾아 지불되지 않았음을 확인한 후, 공급업체는 중복 송장을 보낸다. 한편, 원본 송장이 나타나 지불된다. 그런 다음 중복 송장이 도착하여 실수로 지불되는데, 아마도 약간 다른 송장 번호로 지불될 수 있다.

매입채무 감사

감사인은 종종 승인된 송장, 경비 보고서 및 발행된 수표를 뒷받침하는 기타 증빙 서류의 존재에 중점을 둔다. 공급업체로부터의 확인 또는 명세서는 계정의 존재에 대한 합리적인 증거이다. 감사가 진행될 때까지 이러한 문서 중 일부가 분실되거나 잘못 보관되는 것은 드문 일이 아니다. 감사인은 이러한 상황에서 샘플 크기를 늘리기로 결정할 수 있다.

감사인은 일반적으로 특정 기간(30일, 60일, 90일 등) 동안의 미지급 부채를 더 잘 이해하기 위해 매입채무의 연령 구조를 준비한다. 이러한 구조는 회계 연도 말 재무상태표의 정확한 표시에 도움이 된다.^[11]

자동화

많은 기업들이 매입채무 부서의 비즈니스 프로세스를 간소화하거나 자동화하는 작업에 참여하고 있다. 이 과정은 간단하지만, 특히 회사가 매우 많은 송장을 가지고 있는 경우 매우 번거로워질 수 있다. 이 문제는 처리해야 할 송장이 종이로 되어 있을 때 더욱 복잡해진다. 이로 인해 송장 분실, 데이터 입력 중 인적오류, 송장 중복 등이 발생할 수 있다. 이러한 문제들과 다른 문제들은 송장당 높은 비용 지표로 이어진다. 매입채무 부서 자동화의 목표는 이 송장 처리 과정을 간소화하고, 잠재적인 인적 오류를 제거하며, 송장당 비용을 낮추는 것이다.^[12]

가장 일반적인 AP 자동화 솔루션 중 일부는 전자 송장, 문서 스캔, 광학 문자 인식, 워크플로 규칙 자동화, 온라인 추적, 보고 기능, 전자 송장 사용자 인터페이스, 공급업체 네트워크, 지불 서비스 및 모든 송장에 대한 지출 분석을 포함한다.^[12] 효과적인 자동화 기능에는 자유 형식 인식(레이아웃이나 공급업체 템플릿 생성 필요 여부에 관계없이 송장 문서를 해석하는 능력) 및 자동 학습 기능이 포함된다.^[13]

전자 송장 발행은 AP 부서에 매우 유용한 도구가 될 수 있다. 전자 송장 발행을 통해 공급업체는 인터넷을 통해 송장을 제출하고 해당 송장을 자동으로 라우팅하고 처리할 수 있다. 송장 도착 및 제시가 거의 즉각적이므로 송장이 더 빨리 지불된다. 따라서 이러한 송장을 처리하는 데 걸리는 시간과 비용이 크게 절감된다. (Financial Operations Networks, 2008) 이러한 솔루션은 일반적으로 공급업체가 고객에게 전자 송장을 제출하여 즉각적인 라우팅, 승인 및 지불을 가능하게 하는 애플리케이션을 제공하고 지원하는 제3자 회사를 포함한다. 이러한 애플리케이션은 거래 파트너 간의 거래 정보를 보관하는 데이터베이스에 연결된다. (US Bank, Scott Hesse, 2010) 송장은 EDI, CSV, XML 업로드, PDF 파일 또는 온라인 송장 템플릿을 포함한 여러 가지 방법으로 제출될 수 있다. 전자 송장 발행에는 매우 다양한 기술과 입력 옵션이 포함되므로, 송장이 고객에게 전자적으로 지불을 위해 제시되는 모든 방법을 포괄하는 상위 범주이다.^[14]

전사적 자원 관리 시스템은 일반적으로 소프트웨어를 사용하여 기업에 통합된 비즈니스 프로세스 관리 서비스를 제공한다.^[15]

역사

1967년 중반부터 기업들은 송장 및 구매 주문서와 같은 문서를 전송하기 위해 거래 파트너 간에 데이터 링크를 구축하기 시작했다. 종이 없는 사무실과 더 신뢰할 수 있는 데이터 전송이라는 아이디어에 영감을 받아 최초의 EDI 시스템을 개발했다. 이 시스템들은 개발한 각 회사에 고유하여, 많은 기업에 걸쳐 배포하기 어려웠다. 이를 인지하고 ANSI 산하의 표준 기관인 공인 표준 위원회 X12는 EDI 프로세스를 표준화할 준비를 했다. 이로 인해 오늘날 ANSI X12 EDI 표준으로 알려진 것이 탄생했다.^[16]

이것은 약 30년 동안 거래 파트너 간의 거래 데이터를 교환하는 주요 방법으로 남아 있었다. 1990년대에는 인터넷 기술의 발전이 있었다. 공급업체와 고객 모두에게 맞는 기능을 갖춘 더욱 강력한 사용자 인터페이스 웹 애플리케이션을 제공하는 회사들이 나타나기 시작했다. 이러한 새로운 웹 기반 애플리케이션은 개별 송장의 온라인 제출뿐만 아니라 EDI 파일 업로드도 가능하게 했다. CSV 및 XML을 포함한 다른 파일 업로드 방법과 함께. 이러한 서비스는 공급업체가 사용자 친화적인 웹 애플리케이션을 통해 고객에게 송장을 제출하여 대조 및 승인을 받을 수 있도록 한다. 공급업체는 또한 고객 시스템에 직접 접근하지 않고도 고객에게 제출한 모든 송장의 이력을 확인할 수 있다. 이는 모든 거래 정보가 송장 웹 앱을 제공하는 제3자 회사의 데이터 센터에 저장되기 때문이다. 이 독점 정보는 공급업체가 볼 수 있는 거래 정보의 양(예: 지불 날짜 또는 수표 정보)을 제어하기 위해 고객이 규제할 수 있다.^[17]

기업들이 디지털 시대로 나아가면서, 점점 더 많은 기업들이 오류를 줄이고 비용을 절감하기 위해 매입채무 부서를 자동화하기 위해 전자 송장 서비스로 전환하고 있다.^[18] IOMA가 실시한 벤치마크 연구에 따르면, 설문 조사에 참여한 조직의 19%가 중복 지불율이 0.1%에서 0.5% 사이라고 보고했다.^[19] 일부는 심지어 가까운 미래에 이것이 산업 표준이 될 것이라고 믿는다. GXS 팀이 2013년에 수행한 보고서에 따르면, 유럽은 기업들이 전자 송장 관행을 채택하도록 장려하는 정부 법률을 채택하고 있다. 미국은 아직 그러한 법률은 없지만, 이 기술의 가치를 인정하고 있다. 미국 재무부는 전체 연방 정부에 전자 송장 발행을 구현하면 비용이 50% 절감되고 연간 4억 5천만 달러가 절약될 것으로 추정했다.^[20]

로봇 솔루션의 가용성이 증가함에 따라 기업들은 AP에서 프로세스 개선을 더욱 추진하고 있다. 로봇 프로세스 자동화(RPA)를 매입채무 부서에 종단 간 적용함으로써 조직은 송장 처리 속도와 정확성을 높이고 운영 비용을 절감할 수 있다.^[21] 일부 조직은 RPA를 구현함으로써 AP 프로세스에서 인간의 개입을 거의 제거하여 이전에 수동 처리에 소요되었던 시간의 65%에서 75%를 절약했다고 보고했다.^[22]

같이 보기

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• 매출채권
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• 채권자 참조