Gerenciamento eletrônico de documentos

Um sistema de gestão documental (SGD), também conhecido internacionalmente por document management system (DMS) e, no Brasil, por Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é habitualmente um sistema informático utilizado para armazenar, partilhar, acompanhar e gerir ficheiros ou documentos. Alguns sistemas incluem registo histórico onde é gravado um log das várias versões criadas e modificadas por diferentes utilizadores. O termo tem alguma sobreposição com os conceitos de sistema de gestão de conteúdos. É frequentemente visto como um componente dos sistemas de gestão de conteúdo empresarial (ECM) e está relacionado com gestão de ativos digitais, digitalização de documentos, sistemas de fluxo de trabalho e gestão de registos.^[1]

História

Embora muitos sistemas de gestão documental eletrónicos armazenem documentos no seu formato nativo (Microsoft Word, Excel, PDF), alguns sistemas baseados na web começaram a armazenar conteúdo sob a forma de HTML.^[2] As capacidades de pesquisa avançada tornaram-se componentes críticos dos SGD.^[3]

No Brasil, o termo “Gerenciamento Eletrônico de Documentos” (GED) foi amplamente divulgado na década de 1990, especialmente pelo CENADEM (Centro Nacional de Automação de Documentos).^[4] A partir dos anos 2000, o conceito foi gradualmente englobado pelo termo internacional ECM (Enterprise Content Management), embora “GED” continue a ser o termo mais utilizado no mercado brasileiro.

Componentes

Os sistemas de gestão documental fornecem habitualmente armazenamento, controlo de versões, metadados, segurança, bem como capacidades de indexação e recuperação. Segue-se a descrição desses componentes:

Componente	Descrição
Metadados	Metadados são normalmente armazenados para cada documento (data, autor, etc.). Podem ser extraídos automaticamente ou inseridos manualmente, inclusive por reconhecimento ótico de caracteres (OCR).[1]
Integração	Integração com outras aplicações através de APIs (ODMA, LDAP, WebDAV, SOAP, REST).[5][6]
Captura	Digitalização de papel e importação de ficheiros eletrónicos, muitas vezes com OCR.[7]
Validação de dados	Regras de validação antes da importação.[8][9]
Indexação	Criação de índices para recuperação rápida.[10]
Armazenamento	Gestão do local, duração e eventual destruição dos documentos.
Recuperação	Pesquisa simples ou avançada (texto completo, pesquisa federada).[10][11]
Distribuição	Fornecimento em formato não editável ou por hiperligação.[12]
Segurança	Controlo de acesso e conformidade com normas (ISO 9001, ISO 13485, FDA, etc.).[13]
Fluxo de trabalho	Módulo integrado ou ligação com ferramentas externas.[14][6]
Colaboração	Edição simultânea com registo de contributos.[15]
Controlo de versão	Check-in/check-out e recuperação de versões anteriores.[15]
Publicação	Revisão, aprovação e distribuição formal.[16][17]

Normalização

Destacam-se as normas ISO 15489, ISO 32000 (PDF), ISO/IEC 27001 e ISO 16175. No Brasil, a gestão documental é regulada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), pelo Decreto nº 10.278/2020 (digitalização e validade jurídica) e pela MP nº 2.200-2/2001 (ICP-Brasil).

Aplicações

Os sistemas de gestão documental são utilizados em organizações de todos os portes e setores: administração pública, saúde, advocacia, engenharia, construção, educação, indústria e serviços financeiros.

Mercado brasileiro

O mercado brasileiro combina soluções desenvolvidas localmente com plataformas internacionais. Entre os fornecedores mais conhecidos encontram-se empresas nacionais (Softexpert, Qualiex, Totvs/Fluig) e representantes de soluções globais como OpenText, IBM FileNet, Hyland OnBase, Oracle, Microsoft SharePoint e Alfresco.^[18]

Ver também

• Gestão de conteúdo empresarial (ECM)
• Preservação digital
• Fluxo de trabalho
• Assinatura eletrónica
• Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)