Картотека

Картотека (др.-греч. χάρτης «лист папируса» + θήκη «место хранения») — упорядоченное собрание данных, как правило на карточках или листах одинакового формата, объединённых общим содержанием^[1][2]. Представляет собой каталог. Примерами могут служить картотека пациентов в поликлинике и каталог книг библиотеки.

Картотека Администрации социального обеспечения США (ок. 1939)

Каталог библиотеки. Предметный каталог университетской библиотеки города Грац в Австрии.

Каждая карта является информационной единицей и предоставляет сведения о каком-либо хранимом объекте, с целью облегчения поиска этого объекта по определённым признакам. Упорядочение осуществляется обязательно по логическим критериям: по алфавиту, по роду, по группам товаров, по номерам, по местам хранения каталогизируемых предметов, по дате и так далее^[1].

В качестве разделителя используются прочные картонные карточки с выступом на верхней части; они служат только для классификации помещаемых между ними учётных карточек. При невозможности предусмотреть все случаи классификации применяются индикаторы (в практике называемые «рейторами» — «наездниками») — особые пластинки из металла с зажимом, которые надеваются на учётные карточки и, образуя выступ, служат для обозначения того или иного признака классификации последних. Индикаторы изготовляются разных цветов, форм и размеров^[1].

Картотеки использовались в библиотеках, бухгалтерии и канцеляриях – везде, где требовалось работать с большими массивами данных. После появления перфокарт были изобретены дуаль-карты, на которых кодирование при помощи отверстий соседствовало с обыкновенными, читаемыми человеком цифрами^[3].

История

Готфрид Вильгельм Лейбниц, который с 1676 года служил при дворе герцогов Брауншвейг-Люнебургских, выполняя, в том числе, функции историка и библиотекаря, создал картотеку исторических фактов, а также составил каталог публичной библиотеки герцога Августа с помощью отдельных «листков бумаги для каждой книги, рассортированных pro materia et autoribus (по предметам и авторам)». Он приказал сперва переписать все книги с листков в алфавитном порядке в тетради, а затем вклеить сами листки в другие тетради, теперь уже по предметам^[4].

В 1780-х годах Герард ван Свитен организовал составления каталога Австрийской библиотеки. Сначала планировалось создать каталог в виде книги, но в отчете 1787 года ван Свитен писал: «Рабочие материалы заполняют 205 коробок, что после обработки даст каталог объёмом приблизительно 50–60 томов». Поэтому каталог стал использоваться в своем первоначальном виде — это был первый в истории картотечный библиотечный каталог^[5]. По инициативе Мелвила Дьюи в 1877 году второй съезд Американской библиотечной ассоциации утвердил стандарт библиотечной карточки — 7,5×12,5 сантиметра. Такие карточки прокалывались в нижней части посередине, чтобы их можно было нанизать на пруток внутри ящика^[6].

Первое применение картотеки в бизнесе относится, видимо, к 1852 году, когда Банк Англии стал вести учёт своих клиентов на карточках^[6].

В конце XIX века были найдены эффективные методы и средства поиска карточек в картотеке — карты с краевой перфорацией. При помощи пробитых отверстий по краю, кодировались данные записанные на карте.

Для архивирования картотеки стали фотографировать на микрофиши с последующим использованием микрофиш при помощи специального устройства.

Банковская картотека

Банковской картотекой называют хранящиеся в банке и находящиеся на его контроле неисполненные расчётные документы предприятий и организаций-плательщиков^[7]. Расчётный документ может помещаться в картотеку по нескольким причинам: 1) у клиента на счёте недостаточно средств для исполнения расчётного документа; 2) ожидается акцепт клиента для исполнения; 3) ожидается платёж без акцепта^[8].

См. также

• Архивоведение