Arkivering
From Wikipedia, the free encyclopedia
Arkivering är ett begrepp som innebär att man inordnar handlingar, såsom dokument, i ett utrymme, ett arkiv, för förvaring.
Det har föreslagits att denna text bör infogas i Arkiv (2023-04) (Se diskussion) |
Syftet med arkivering var från början att bevara dokument för en organisations eget behov, bland annat för att kunna bevisa transaktioner och beslut som fattats. Idag sker även arkivering för att bevara dokument på lång sikt och för andra syften än dokumentet ursprungligen skapats för, då det kan vara intressant för forskningens behov. Företagen har också en juridisk eller ekonomisk anledning att ha en tillförlitlig registrering av tidigare dokumentation, för vilken arkivering är den mest effektiva förvaltningsmetoden. [1]
Arkivering innefattar en mängd olika uppgifter beroende på vilken typ av dokument som ska arkiveras och i vilket sammanhang. Dokumenten inordnas ofta efter ett system eller arkivschema. Till och med år 2013 har det så kallade allmänna arkivschemat använts för detta ändamål inom Svenska myndigheter. Från och med 2014 ska processorienterad arkivredovisning användas istället.[2] Syftet med att använda ett standardiserat system är att säkerställa återsökning av dokument idag såväl som i framtiden. Under arkiveringsprocessen rensas även de dokument bort som ej bedöms värda att bevara, detta kallas för gallring. Arkivering utförs oftast av en arkivarie. Arkivarier arbetar även med att utforma policys kring dokumenthantering, bevarande och gallring samt med att tillgängliggöra arkiv för allmänhet, organisationer och forskare. Hur arkiveringen ska utföras och vad som är en arkivaries huvuduppgifter förändras ständigt i enlighet med rådande arkivteori.
Arkiveringen inom statliga myndigheter ska göras på ett sätt som säkerställer att rätten att ta del av allmänna handlingar efterlevs, samt att behovet av information för rättskipning, förvaltning och forskning samt kulturarvets behov tillgodoses. Detta regleras i Arkivlagen.
I Sverige är Riksarkivet ansvarigt för den statliga arkivverksamheten och för arkivvården i landet. De ska kontrollera den offentliga arkivverksamheten samt ha nationell överblick över arkivfrågorna.[3]