Інвойс

Інвойс (англ. invoice), рахунок (англ. bill), рахунок-фактура (нім. Rechnung) — у міжнародній комерційній практиці документ, що містить деталізований перелік товарів або послуг, наданих продавцем покупцеві у зв'язку з угодою купівлі-продажу, який зазвичай визначає ціну та умови продажу, кількість, а також узгоджені ціни та умови продажу товарів або послуг, наданих продавцем покупцеві. В інвойсі вказується, які саме послуги/товари продавець надав/продав покупцю, та яку оплату останній зобов’язаний здійснити за виконані послуги чи надані товари. Зазвичай в рахунку-фактурі вказані умови оплати.

Види рахунків-фактур

Найпоширенішими формами інвойсів в Україні є:

Проформа-інвойс – це документ, у якому зазначається обов’язок продавця товарів (виконавця послуг) поставити товари (надати послуги) покупцю за наперед обговореною ціною. Ціна послуг та перелік товарів у цьому виді інвойсу не є остаточним, та у подальшому може змінюватись без проблем.Проформа-інвойс зазвичай складається у випадках, коли товар поставляється безоплатно (гуманітарна допомога, для участі у виставках, акціях, аукціонах тощо).^[1]

Відмінність проформи-інвойсу полягає в тому, що деякі дані можуть бути не остаточними, та до  нього ще можуть бути внесені зміни. Наприклад, сторони можуть змінити дані щодо кількості чи моделей, типу того чи іншого товару. А от інвойс із остаточними змінами та узгодженими даними вже формуватиме комерційний інвойс.

Комерційний інвойс – це документ, що використовується для митної декларації під час продажу товарів, експортованих через міжнародні кордони.Цей документ є обов’язковим для проходження митниці. Без нього не розмитнять товар та не допустять на територію держави. Він виписується одночасно із відвантаженням товару та надсилається покупцеві. За цим документом також розраховується ПДВ та митні збори.^[2]

Специфіка рахунків-фактур

Як правило, рахунок-фактура за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа (оскільки ним не фіксується факт здійснення господарської операції), а має лише інформаційний характер. Тобто форма рахунку-фактури не містить можливості визначення змісту правочину (купівля-продаж, надання послуг, перевезення тощо) та не визначає вид договірних зобов'язань.

Фактично рахунок-фактура є розрахунково-платіжним документом, що передбачають тільки виставлення певних сум до оплати покупцям за поставлені (фактично поставлені) товари чи надані (фактично надані) послуги, а сам факт отримання товарів (послуг) повинен бути підтверджений видатковою накладною постачальника або актом прийому-передачі виконаних робіт (послуг)

У п. 3 ч. 2 ст. 53 Митного кодексу України зазначено, що документами, які підтверджують митну вартість товарів, є рахунок-фактура (інвойс) або рахунок-проформа (якщо товар не є об’єктом купівлі-продажу)^[3]

В загальному випадку, інвойс - це документ, на підставі якого здійснюється оплата за товар та формується звітність.

Згідно загальносвітової практики, інвойс має містити:

• дату складання;
• найменування та реквізити продавця;
• найменування та реквізити покупця;
• найменування товарів;
• ціну товарів;
• загальну вартість рахунку;
• валюту оплати;
• ставки та розмір податку.

Також, в інвойсі можуть зазначатись:

• реквізити зовнішньоекономічної угоди, відповідно до якого здійснюється поставка,
• реквізити відвантажувального документа,
• платіжні реквізити та інші відомості, у разі якщо їх наявність в інвойсі передбачена умовами договору, такі як умови поставки, умови оплати, місце завантаження, розмір та підстави надання знижок.

За своєю формою комерційний інвойс та проформа-інвойс можуть виглядати як однакові документи, створені на однакових бланках із невеличкими відмінностями, але за значенням мають абсолютно різну мету застосування.

Якщо складається проформа-інвойс не для комерційної мети, то необхідно обов’язково про це зазначити, наприклад шляхом напису на інвойсі «Не для комерції. Оплати не потребує», «Повернення товару. Ціна вказана для митного оформлення» тощо.

Інвойс, як первинний документ

Згідно із Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 року № 996-XIV із змінами і доповненнями^[4], підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію. У ч. 2 ст. 9 цього закону зазначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства,
• від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції,
• одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь здійсненні господарської операції.

На думку фіскальних органів, належним чином оформлений рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акту приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.^[5]

Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

Рахунок-фактура може бути складений у паперовій або в електронній формі та повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема: назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру; назву контрагента; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури.

Отже, при виконанні усіх вищезазначених умов до інвойсу, можливо його використовувати як первинний документ з метою відображення в бухгалтерському обліку господарської операції, але це не є обов'язковим.

В інших країнах

Щодо інших видів інвойсів в міжнародній практиці, то додатково виділяють:

Кредит-нота (від англ. - credit notes) – це документ, що видається покупцеві, якщо товар повертається через пошкодження, брак чи помилкове відправлення. Також за допомогою кредит-ноти продавець може надавати знижки чи бонуси на оплату товару.

Інвойс розкладу (від англ. – timesheet invoice) – відправляється клієнту для виставлення рахунку за виконану погодинну роботу чи надану послугу.

Фіксуючий інвойс (від англ. – retainer invoice) – це документ, який відправляється клієнту у випадку, якщо він вносить передоплату за товари (послуги). Факт внесення коштів фіксується за допомогою цього інвойсу. У подальшому, різниця між внесеною сумою та сумою за фактично надані товари (послуги) повертаються клієнту.

Повторюваний інвойс (від англ. – recurring invoice) – створюються та надсилаються клієнтові через певні проміжки часу для оплати повторюваних транзакцій, таких як оплата за підписку тощо.

Див. також

• Квитанція
• Податкова накладна