档案管理

档案管理是指获取、保管、整理、描述和检索档案等一系列与档案有关的活动^[1][2]，档案管理的目的是健全机关档案的保管制度，促进档案开放与运用，发挥档案功能。档案管理主要以行政机关产生之文书经归档后之管理及应用作业为范围。

历史

明朝以前档案与文书不加区分，称典、册、策、简牍、文书、簿书、案卷、文案、案牍。清康熙十九年（1680年）起居注中首见“档案”一辞， 康熙批阅秋审众犯册， 问：“马哈剌之父与叔皆没于阵，本人亦有功牌，其罪如何。”大学士奏曰：“部中无档案，故控告时部议不准。”

档案管理机构

中国历代（商朝—清朝）

• 商周甲骨文—王室的文书纪录
• 西周重要档案存于宗庙（已有副本观念）—老子柱下史
• 秦—御史大夫及丞相府
• 西汉—长史
• 东汉—尚书（石渠阁。兰台。东观）
• 魏晋南北朝—尚书。中书。秘书
• 隋唐—中书。门下。尚书（三省）
• 宋—秘书监。三馆（史馆。昭文馆。集贤院）
• 元—中书省设阁库
• 明—六部（皇史宬）
• 清—三院八衙门

中华民国（台湾）

• 国史馆
• 国家发展委员会档案管理局
• 中央研究院历史语言研究所、近代史研究所、台湾史研究所
• 国立政治大学图书资讯与档案学研究所

中华人民共和国

• 中华人民共和国国家档案局
• 华东师范大学档案学理论与实践研究中心

档案管理作业流程

档案产生

1. 档案产生—点收
2. 档案分类—立案
3. 档案编目--编目
4. 档案整理—立卷、微缩储存、电子储存
5. 档案保管—入库、保存与修护、库房管理、机密档案
6. 档案清理—清查、鉴定、销毁、移转
7. 档案应用—目录汇送、检调、应用

分类

1. 分类—根据档案内容性质归入类表中适当类目
2. 编案—按档案案情建立简要案名

编目

就档案之内容及形式特征，依档案编目规范择要记录其事项及特征，制成档案目录。国家档案编目规范参酌EAD格式订定国家档案描述标准格式，以呈现各个档案描述层次含括之著录项目。

排序

1. 来源原则
2. 全宗原则
3. 原始顺序原则

描述层级

1. 全馆层级
2. 全宗与副全宗
3. 文件系列与副文件系列
4. 案卷
5. 案件