Perangkat tumpak

Peranti kelompok atau peranti lunak kolaboratif (bahasa Inggris: groupware) adalah peranti lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar dapat mencapai tujuannya secara berkelompok. Salah satu definisi paling awal tentang peranti kelompok adalah definsi yang diberikan oleh Peter dan Trudy Johnson-Lenz sebagai, "proses-proses kelompok yang secara sengaja ditambah dengan peranti lunak untuk mendukungnya".^[1]

Maksud rancangan dari peranti kelompok adalah mengubah cara berbagi dokumen dan rich media untuk memungkinkan terjadinya kolaborasi regu yang lebih efektif. Kolaborasi hubungannya dengan teknologi informasi, terlihat memiliki beberapa definisi. Beberapa definisi di antaranya dapat dipertahankan maknanya namun definisi-definisi lainnya memiliki makna yang begitu luas sehingga kehilangan maknanya yang berarti. Memahami perbedaan pada interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan telah tepat memenuhi kebutuhan interaksi.

Kolaborasi membutuhkan beberapa individu bekerjasama secara terkoordinasi, menuju satu tujuan bersama. Penyelesaian tujuan tersebut adalah tujuan utama agar menjadikan tim bekerja sama. Peranti lunak kolaboratif membantu memfasilitasi tim yang berorientasi-tindakan bekerja sama melalui jarak geografis dengan menyediakan perkakas yang membantu komunikasi, kolaborasi, dan proses penyelesaian masalah. Selain itu, peranti kelompok juga dapat mendukung fungsi manajemen proyek, seperti penugasan pekerjaan, mengatur tenggat waktu, dan kalender secara bersama. Artefak, bukti nyata dari proses penyelesaian masalah, dan hasil akhir dari usaha kolaboratif membutuhkan dokumentasi dan mungkin melibatkan pengarsipan rencana proyek, tenggat waktu, dan produk yang dikirimkan.

Gambaran Umum

Peranti lunak kolaboratif merupakan konsep yang luas yang sangat tumpang-tindih dengan konsep Computer-Supported Cooperative Work (CSCW). Beberapa penulis berpendapat keduanya merupakan hal yang sama. Menurut Carstensen dan Schmidt (1999), groupware merupakan bagian dari CSCW. Para peneliti menilai bahwa CSCW dan groupware membahas tentang "bagaimana kegiatan-kegiatan yang saling berkolaborasi dan koordinasi antara kegiatan tersebut dapat didukung menggunakan sistem komputer". Produk peranti lunak seperti surel, kalender, percakapan teks, wiki, dan kegiatan bookmarking masuk dalam kategori ini ketika digunakan untuk kerja kelompok, sementara itu istilah yang lebih umum berlaku untuk sistem yang digunakan di luar tempat kerja, contohnya, layanan kencan daring dan jejaring sosial seperti Facebook, Twitter, dan Friendster. Diusulkan bahwa hukum Metcalfe - semakin banyak orang yang menggunakan sesuatu, semakin berharga barang tersebut - berlaku untuk peranti lunak jenis ini.

Penggunaan peranti lunak kolaboratif pada tempat kerja menciptakan suatu lingkungan kerja kolaboratif. Collaborative working environment atau CWE mendukung orang-orang baik dalam perkerjaan individu maupun pekerjaan mereka yang sifatnya kerja sama, sehingga menghasilkan suatu kelas profesional yang baru, e-profesional, yang dapat bekerja sama tanpa memperhatikan lokasi geografis mereka.

Pada akhirnya, peranti lunak kolaboratif berkaitan dengan gagasan tentang sistem kerja kolaboratif yang dipahami sebagai segala bentuk organisasi manusia yang muncul kapanpun suatu kolaborasi terjadi, apakah itu dalam bentuk formal maupun informal, disengaja ataupun tidak disengaja.^[2] Walaupun groupware atau peranti lunak kolaboratif berhubungan dengan unsur-unsur teknologi CSCW, sistem-sistem kerja kolaboratif menjadi alat analisis yang berguna untuk memahami peubah perilaku dan organisasi yang berkaitan dengan konsep yang lebih luas dari CSCW.^[3]

Peranti Kelompok

Peranti lunak kolaboratif pada awalnya ditetapkan sebagai groupware (peranti kelompok) dan istilah ini muncul sejak 1980-an, ketika Richman dan Slowakia (1987) ^[4] menulis:

"Seperti sebuah otot elektronis yang mengikat regu bersama-sama, groupware baru ini bertujuan untuk menempatkan komputer tepat di tengah-tengah komunikasi antara manajer, teknisi, dan siapa saja yang berinteraksi dalam kelompok, merevolusi cara mereka bekerja"

Bahkan lebih jauh lagi, pada tahun 1978 Peter dan Trudy Johnson-Lenz menemukan istilah groupware; di awal 1978 definisi groupware adalah, "proses-proses group yang disengaja ditambah peranti lunak yang mendukungnya." Kemudian di dalam artikel yang mereka tulis, Peter dan Trudy kemudian menjelaskan groupware sebagai budaya yang dimediasikan dengan "komputer"... perwujudan dari organisasi sosial pada hyperspace.

Groupware memadukan sistem manusia yang membantu pengembangan dan sistem alat bantu, tapi dalam satu bentuk yang sederhana.^[1]

Di awal 1990-an, produk groupware komersial pertama diluncurkan untuk memenuhi janjinya, perusahaan besar seperti Boeing dan IBM mulai menggunakan sistem pertemuan elektronik untuk memanfaatkan di proyek internal utama kampus. Lotus Notes" tampil sebagai contoh kategori produk tersebut, mengizinkan kolaborasi kelompok terpencil ketika Internet masih baru tumbuh. Kirkpatrick and Losee ^[5] menulis:

"JIka groupware benar-benar membuat perubahan produktivitas dalam jangka panjang, definisi dari kantor bisa jadi berubah. Anda dapat bekerja secara efisien sebagai seorang anggota dari suatu kelompok di mana pun Anda memiliki komputer. Karena komputer menjadi lebih kecil dan lebih powerful, itu berarti dapat di mana saja."

Seiring dengan peranti lunak kolaboratif yang berkembang dan beruaya menjadi Internet itu sendiri, peranti lunak kolaboratif bersumbangsih untuk pengembangan dari yang disebut dengan Web 2.0 yang membawa sejumlah fitur kolaboratif yang awalnya dipahami untuk jejaringan perusahaan. Peranti-peranti ini termasuk fungsi seperti berbagi dokumen (termasuk editing group), kalender kelompok dan perpesanan instan, serta web conferencing di antaranya.

Peranti Kelompok dan Organisasi

Penelitian tentang computer-supported collaboration mencakup penelitian tentang peranti kelompok dan fenomena sosial yang berhubungan dengannya. Ada banyak penelitian yang dihasilkan tentang dampak dari peranti kelompok dalam organisasi dan isu-isu sosial dan psikologi terkait sejak awal delapan puluhan. Sejak awal tahun 80-an, lebih tepatnya 1984, sebagian besar pekerjaan ini telah diorganisir dan dikomunikasikan dalam kerangka acara ilmiah khusus - konferensi computer-supported cooperative work - yang dilaksanakan oleh Association for Computing Machinery Special Interest Group in Computer-Human Interaction dua kali setahun. Konferensi CSCW berikutnya akan diselenggarakan di Seattle, Washington pada tahun 2012 dan program serta hasil dari konferensi terakhir pada tahun 2010 dapat dikonsultasikan di sini.

Rancangan & Isu Implementasi

Kerumitan pengembangan groupware masih menjadi masalah. Salah satu alasannya adalah dimensi sosio-teknis dari groupware. Perancang groupware tidak hanya harus mengatasi masalah teknis (seperti dalam pengembangan peranti lunak adati) tetapi juga mempertimbangkan proses kelompok sosial yang harus didukung dengan aplikasi groupware. Beberapa contoh masalah dalam pengembangan groupware antara lain:

• Ketekunan dibutuhkan dalam beberapa sesi. Chat (obrolan) dan komunikasi suara secara rutin tidak terus menerus dan hilang pada akhir sesi. Ruang maya dan lemari arsip daring dapat bertahan selama beberapa tahun. Perancang dari ruang kolaboratif perlu mempertimbangkan kebutuhan durasi informasi dan menerapkan secara tepat.
• Autentikasi selalu menjadi masalah dengan groupware. Bila sambungan dibuat point-to-point, mulai sejak masuk log pendaftaran diberlakukan, jelas siapa saja yang terlibat dalam sesi tersebut. Namun, sesi audio dan sesi tanpa moderator membawa risiko lurkers (pengendap) tak dikenal yang mengamati tapi tidak memperkenalkan diri sendiri atau memberikan sumbangsih^[6][7]
• Sampai saat ini, masalah bandwidth pada lokasi yang tetap penggunaan alat secara penuh masih terbatas. Ini diperparah dengan adanya perangkat seluler.
• Beberapa aliran masukan dan keluaran membawa isu-isu konkurensi pada aplikasi groupware.
• Isu-isu motivasi itu penting, terutama dalam pengaturan di mana tidak ada proses kelompok yang telah ditetapkan berada di tempat.
• Hal yang terkait erat dengan aspek motivasi adalah pertanyaan tentang timbal balik. Ellis dan kawan-kawan ^[8] telah menunjukkan bahwa agihan usaha dan manfaat harus seimbang secara hati-hati untuk memastikan bahwa semua anggota kelompok yang dipersyaratkan benar-benar mengikut serta.

Salah satu pendekatan untuk mengatasi masalah ini adalah penggunaan pola rancang untuk rancangan groupware.^[9] Pola tersebut mengidentifikasi masalah rancangan groupware yang terjadi berulang-ulang dan membahas pilihan rancangan dengan cara yang semua pihak dapat mengikut serta dalam proses pembangunan groupware.

Peranti Kelompok dan Tingkatan Kolaborasi

Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori tergantung pada tingkat kolaborasi:^[10]

1. Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Contohnya panggilan telepon atau bahasan chat IM.
2. Conferencing (atau tingkat kolaborasi) mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya.
3. Koordinasi mengacu pada pekerjaan rumit yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah bayangkan suatu regu olahraga; setiap orang harus memberikan sumbangsih permainan yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang berlangsung - tetapi semua orang melakukan hal berbeda - agar regu menang . Itu adalah pekerjaan rumit yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama: manajemen kolaboratif.

Peranti Komunikasi Elektronik

Alat komunikasi elektronik mengirimkan pesan, berkas, data, atau dokumen antara manusia dan karenanya memudahkan berbagi informasi. Contohnya antara lain:

• Konferensi sinkron
• Konferensi asinkron
• Surat elektronik
• Faksimile
• Surat suara
• Wiki
• Web penerbitan
• Kendali revisi

Peranti Konferensi Elektronik

Alat konferensi elektronik memudahkan berbagi informasi, tetapi dalam cara yang lebih interaktif. Contohnya antara lain:

• Forum Internet (juga dikenal sebagai papan pesan (message board) atau papan bahasan (discussion boards)) - sebuah pelantar bahasan virtual untuk memfasilitasi dan mengelola pesan teks secara daring
• Obrolan daring - sebuah pelantar bahasan virtual untuk memfasilitasi dan mengelola pesan teks secara waktu nyata
• Perpesanan instan
• Telephony - telepon memungkinkan pengguna berinteraksi
• Konferensi video - PC yang terhubung ke jejaring berbagi video dan sinyal audio
• Konferensi data - PC yang terhubung ke jejaring berbagi papan tulis umum yang dapat setiap pengguna modifikasikan
• Berbagi aplikasi - pengguna dapat mengakses dokumen bersama atau aplikasi dari komputer masing-masing secara bersamaan di waktu nyata
• Electronic meeting system (EMS) - awalnya alat ini digambarkan sebagai "sistem rapat elektronik," dan dibangun menjadi ruang pertemuan. Kamar khusus ini biasanya memiliki proyektor video yang saling terkait dengan banyak PC, namun sistem pertemuan elektronik telah berkembang menjadi berbasis web, kapan pun, sistem tempat apa pun yang akan mewadahi peserta pertemuan "teragih" yang mungkin tersebar di beberapa lokasi.

Peranti Manajemen (Koordinasi) Kolaboratif

Peranti manajemen kolaboratif memfasilitasi dan mengelola kegiatan kelompok. Contohnya antara lain:

• Kalender elektronik (juga disebut manajemen waktu peranti lunak) - jadwal acara dan secara otomatis memberitahu dan mengingatkan anggota kelompok
• Sistem manajemen proyek - jadwal, track, dan memetakan langkah-langkah dalam sebuah proyek karena sedang diselesaikan
• Online proofing - berbagi, mengulas, menyetujui, dan menolak web proofs, karya seni, foto, atau video antara perancang, pelanggan, dan klien.
• Workflow systems - manajemen kolaboratif tugas dan dokumen dalam proses niaga berbasis pengetahuan
• Knowledge management systems - mengumpulkan, mengatur, mengelola, dan berbagi berbagai bentuk informasi
• Enterprise bookmarking - mesin markah buku kolaboratif untuk men-tag, mengatur, berbagi, dan mencari data perusahaan
• Prediction markets - membiarkan sekelompok orang bersama-sama memperkira hasil dari peristiwa masa depan
• Extranet system (terkadang juga dikenal sebagai extranet project) - mengumpulkan, mengatur, mengelola dan berbagi informasi terkait dengan pengiriman proyek (misalnya: pembangunan gedung)
• Social software system - mengatur hubungan sosial kelompok
• Lembar sebar daring - berkolaborasi dan berbagi data terstruktur dan informasi

Aplikasi Gathering Fungsi ini dapat dimasukkan dalam beberapa wiki dan blog, misalnya Wetpaint. Terutama meliputi:

• Survei
• Manajemen proyek
• Umpan balik (feedback)
• Lacak waktu (time tracking).

Wiki

Bisa berdiri sendiri (seperti MediaWiki), bagian dari suite (seperti TikiWiki) atau berbasis web seperti Wetpaint. Sebuah Wiki mungkin mencakup:

• Alur kerja manajemen
• Blog
• Gambar dan berkas galeri
• Chatting
• Kalender
• Survei

Lihat pula

• Collaborative Working Environment
• E-professional
• E-Work
• Computer Supported Cooperative Work
• Daftar Perangkat Lunak Kolaboratif