Tidsplan (prosjektledelse)

Innen prosjektledelse er en tidsplan en liste over milepæler (betydelige hendelser i tidsplanen), aktiviteter og leveranser i et prosjekt. Vanligvis er avhengigheter og ressurser definert for hver aktivitet, og start- og sluttdatoer er estimerte basert på ressurstildeling, budsjett, varighet og tidsplanlagte hendelser. En tidsplan brukes ofte innen prosjektledelse for prosjektplanlegging og porteføljestyring. Elementer i en tidsplan kan være nært knyttet til arbeidsnedbrytingsstrukturen sine terminalobjekter eller andre krav i kontrakter.^{[bør utdypes]}

Tidsplaner kan fremstilles som en grafisk presentasjon som for eksempel et Ganttdiagram, en type søylediagram som viser tidsplan og avhengigheter mellom hendelser. I PRINCE2 kan tidsplaner brukes sammen med prosjektplan, faseplan og teamplan.

Oversikt

I mange bransjer, som for eksempel ingeniørvitenskap og konstruksjon, har ofte egne tidsplanleggere eller team av tidsplanleggere ansvaret utvikling og vedlikehold av prosjektplanen. Teknikker for tidsplanlegging er godt utviklet,^[1] men blir inkonsekvent brukt i hele industrien. Ulike organser fremmer derfor standardisering av mønsterpraksis for planlegging, eksempelvis Association for the Advancement of Cost Engineering (AACE), Project Management Institute (PMI)^[2] og amerikanske myndigheter.^[3][4]

Prosjektledelse er ikke begrenset til industrien, og kan til og med brukes av vanlige personer for å organisere sitt eget hverdagsliv. Noen eksempler er:

• Renovering av bolig
• Holde oversikt over familieaktiviteter
• Rettleding av et team
• Planlegge ferie
• Planlegge bryllup

Det finnes programvare for prosjektledelse som inneholder maler, lister og eksempelplaner for å hjelpe brukerne med å lage en tidsplan.

Metoder

Prosjektplanen er en kalender som kobler aktivitetene med ressursene som skal gjøre dem. Kjernen av prosjektplanen er å vise organisasjonen hvordan arbeidet skal gjøres, få folk til å forplikte seg til prosjektet, bestemme ressursbehov, og bruke dette som en slags sjekkliste for å sikre at hver nødvendige oppgave utføres. Før en tidsplan kan opprettes bør planleggeren ha en arbeidsnedbrytingsstruktur, et estimat på innsatsen som kreves for hver aktivitet og en ressursliste med tilgjengeligheten for hver ressurs. Dersom disse komponentene for tidsplanen ikke er tilgjengelige kan de opprettes med en konsensusdrevet estimeringsmetode som for eksempel Wideband Delphi.^[5]

For å lage en tidsplan må man først ha følgende :^[6]

• Prosjektets omfang
• Sekvens av aktiviteter
• Oppgaver gruppert i 5 prosjektfaser (konsept, definisjon og planlegging, lansering, prestasjon, avslutte)
• Diagram over oppgaveavhengigheter
• Analyse av kritiske stier
• Milepæler

For at en tidsplan skal være sunn må følgende kriterier være oppfylt:^[7]

• Tidsplanen må kontinuerlig oppdateres (en gang i uken fungerer ofte best)
• Den estimerte opptjente verdien ved ferdigstillelse må være lik den opprinnelige referanseverdien
• Den resterende innsatsen må være hensiktsmessig fordelt mellom medlemmene i prosjektgruppen (og tar ferie i betraktning).

Tidsplanen kan ha en struktur som ligner på og ha flere siteringer til arbeidsnedbrytningsstrukturen eller leveransene. Da kan man bruke dekomponering eller maler for å beskrive aktivitetene som trengs for å produsere leveransene definert i arbeidsnedbrytningsstrukturen.^[8]

En tidsplan kan vurderes med tanke på både kvaliteten på utviklingen av tidsplanen og kvaliteten på styringen av tidsplanen.^[9][10][11]

Se også

• Ganttdiagram
• Prosjektplanlegging
• Porteføljestyring
• Ressurstildeling
• Risikostyring
• Tidsboks