Pengelolaan informasi

Pengelolaan informasi atau manajemen informasi adalah pengelolaan sumber daya informasi dari sekumpulan data menjadi informasi yang berguna dan dapat dimanfaatkan oleh suatu lingkungan pertubuhan.^[1] Pengelolaan informasi dibutuhkan seiring peningkatan kegiatan bisnis dan teknologi komputer yang berkembang pesat. Sumber daya pengelolaan informasi meliputi sumber daya fisik yang mencakup manusia, mesin, bahan baku dan uang. Selain itu, terdapat pula sumber daya terkonsep yang meliputi data dan informasi.^[2] Produk yang dihasilkan oleh pengelolaan informasi berupa melek aksara informasi dan melek aksara komputer. Informasi lama yang dikelola oleh umumnya diganti informasi terbaru.^[3] Selain itu, informasi dan data yang tidak bernilai guna oleh pengelolaan informasi akan dibuang pada waktu tertentu.^[4]

Kebutuhan

Informasi telah menjadi salah satu kebutuhan dan sumber daya utama dalam suatu pertubuhan. Pengelolaan informasi dilakukan sebagai dampak adanya pandangan ini.^[5] Kebutuhan terhadap pengelolaan informasi dipengaruhi oleh dua hal. Pertama ialah peningkatan jumlah kegiatan bisnis, sedangkan yang kedua adalah pengembangan teknologi komputer yang berkembang dengan pesat. Peningkatan jumlah kegiatan bisnis disebabkan oleh beberapa hal. Kegiatan bisnis meningkat seiring dengan terbentuknya persaingan ekonomi di tingkat mancanegara yang kemudian juga membentuk ekonomi antarnegara. Sementara perkembangan teknologi komputer membuat para penggunanya dapat dengan mudah memanfaatkan komputer untuk mempermudah pekerjaan yang berkaitan dengan mengelola informasi.^[6]

Kebutuhan akan pengelolaan informasi juga meningkat seiring peningkatan kepelikan teknologi dan keterbatasan waktu dalam berbisnis. Berbagai teknologi bisnis yang canggih telah diterapkan pada berbagai tempat bisnis skala kecil dalam lingkungan masyarakat, misalnya kode batang di pasar raya dan penerbangan serta anjungan tunai mandiri dan televisi sirkuit tertutup di gedung parkir. Sementara keterbatasan waktu terjadi akibat kecepatan kegiatan beroperasi yang terus meningkat. Keterbatasan waktu ini kemudian memunculkan kebiasaan yang meliputi penggunaan internet, telepon dan penjadwalan secara tepat waktu.^[7]

Fungsi

Pengelolaan informasi mememiliki beberapa fungsi tertentu. Fungsi paling awal dari manajemen informasi adalah mengelola sistem pengolahan informasi atau transaksi yang telah usang menjadi sistem baru. Penyebab keusangan suatu sistem ialah adanya teknologi baru.^[8] Fungsi berikutnya dari pengelolaan informasi adalah mengelola sistem warisan. Pengelolaan informasi dalam hal ini berperan mengikuti kecepatan perubahan berbagai perangkat keras baru yang digunakan untuk mengelola informasi. Pihak kelola informasi juga harus menggunakan data dan menampilkannnya secara multimedia. Sedangkan fungsi lanjutan pengelolaan informasi adalah membangun pengelolaan pangkalan data. Ini juga harus mengelola paket pangkalan data yang digunakan untuk keperluan analisis data.^[9]

Model

Pengelolaan informasi dapat digambarkan menjadi sebuah model sederhana. Model ini membentuk suatu sistem yang secara berurut berisi kegiatan perencanaan, penyusunan dan pengawasan. Ketiga unsur di dalam model ini membentuk sistem yang saling mempengaruhi dan bergantung.^[10] Model pengelolaan informasi yang digunakan dalam pertubuhan harus sesuai dengan ketentuan pengelolaan yang berlaku dalam pertubuhan.^[11]

Sumber daya

Sumber daya pada pengelolaan informasi meliputi manusia, bahan data, mesin, uang, serta data dan informasi. Ini semua termasuk sumber daya informasi yang bersifat fisik atau memiliki bentuk yang nyata. Sementara data dan informasi termasuk sumber daya pengelolaan informasi yang bentuknya tidak nyata. Data dan informasi juga disebut sebagai sumber pengertian karena pemahaman atas data dan informasi dapat digunakan untuk mengelola sumber daya fisik.^[12]

Teknologi

Pengelolaan informasi berkembang seiring berkembangnya kegiatan bisnis berpangkalkan elektronik. Perusahaan-perusahaan mulai menggunakan teknologi informasi berbasis elektronik seiring meningkatnya persaingan ekonomi secara global. Pengelolaan informasi berpangkalkan elektronik digunakan sebagai alat pengendali secara menegak maupun mendatar terhadap aliran informasi.^[13] Penerapan sistem informasi dan teknologi yang digunakan oleh perusahaan disesuaikan dengan kondisi tugas-tugas yang diberikan dalam suatu pekerjaan. Pihak pengelolaan informasi memilih sistem informasi dan teknologi yang digunakan berdasarkan kemudahannya dalam menyelesaikan pekerjaan. Kelengkapan informasi disertai dengan tingkat keandalan dan keabsahan yang tinggi akan memudahkan pelaksanaan fungsi dari pihak kelola yang utama di dalam perusahaan serta meningkatkan kecekapan.^[14]

Produk

Melek aksara komputer

Melek aksara komputer diperlukan oleh perancang untuk merancang suatu sistem informasi pengelolaan berpangkalkan komputer. Program komputer yang digunakan pada pengelolaan informasi memerlukan kemampuan untuk menggunakan komputer.^[15] Penggunaan komputer sebagai bagian dari pengelolaan informasi pertama kali diadakan pada tahun 1954. Pada awalnya, komputer hanya digunakan untuk keperluan pengolahan data akuntansi yang terkait daftar gaji. Setelah tahun 1974, program komputer berkembang pula untuk sistem informasi pengelolaan yang diawali di Amerika Serikat. Komputer yang digunakan pada saat itu sedikitnya berjumlah seratus ribu satuan.^[16]