Dowód księgowy

Dowód księgowy – dokument będący podstawą dokonanego zapisu w księgach rachunkowych (np. faktura VAT).

Treść dowodu księgowego

Ustawa o rachunkowości w art. 21 ust. 1 wymaga, aby dowód księgowy zawierał:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej
• opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, w miarę możliwości określoną także w jednostkach naturalnych
• datę dokonania operacji, a także datę wystawienia dowodu (gdy sporządzono go pod inną datą)
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Niektórych z powyższych informacji może na dowodzie księgowym brakować (zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości), jeśli:

• wynika to z odrębnych przepisów
• wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Cechy dowodu księgowego

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowody księgowe powinny być:

• rzetelne – zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej
• kompletne
• wolne od błędów rachunkowych.

Niedopuszczalne w dowodach księgowych jest dokonywanie wymazywania i przeróbek.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem systemu komputerowego, dowody księgowe mogą również przyjmować formę automatycznych zapisów na podstawie danych źródłowych. Tego rodzaju dowody powinny być w przejrzysty sposób zapisane i zabezpieczone przed zmianami. Muszą zawierać wszystkie wymagane prawem informacje, pozwalać na identyfikację osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie oraz umożliwiać sprawdzenie ich kompletności i poprawności. System księgowy powinien gwarantować ich integralność przez co najmniej pięć lat.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wewnętrznych dowodach księgowych, może je poprawić, dokonując skreślenia błędnej treści lub kwoty w sposób umożliwiający ich odczytanie. Następnie należy uzupełnić dokument o prawidłowe dane, datę dokonania poprawki oraz podpis osoby uprawnionej do jej wprowadzenia – o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Nie dopuszcza się poprawiania pojedynczych liter czy cyfr. W przypadku błędów w zewnętrznych dowodach księgowych – zarówno otrzymanych, jak i przekazanych – należy wystąpić do ich wystawcy z pisemnym wnioskiem o sprostowanie, zawierającym uzasadnienie zmian. W sytuacji, gdy jedno zdarzenie gospodarcze zostało udokumentowane więcej niż jednym dokumentem, kierownik jednostki powinien określić zasady dotyczące ich ujęcia (lub pominięcia) w księgach rachunkowych.^[1]

Rodzaje dowodów księgowych

Wyróżnić można następujące rodzaje dowodów księgowych:

• zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentowi
• zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów
• wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą do zapisów w księgach rachunkowych mogą być również dowody księgowe:

• zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą być wymienione w dowodzie zbiorczym
• korygujące
• zastępcze – wystawione do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego
• rozliczeniowe – ujmujące dokonane uprzednio zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Kontrola dowodów księgowych

Kontrola dowodów księgowych prowadzona jest przez głównego księgowego lub upoważnione przez niego osoby. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest podpis osoby odpowiedzialnej. Wyróżnia się^[2]:

• Kontrolę merytoryczną, która polega na zbadaniu danych zwartych w dokumencie pod względem ich zgodności z rzeczywistością, zbadaniu celowości operacji gospodarczej z punktu widzenia gospodarczego, zbadaniu zgodności z przepisami prawnymi.
• Kontrolę formalno-rachunkową, która ma na celu wykrycie wszystkich błędów formalnych oraz rachunkowych.

Dokument księgowy, który zawiera braki lub nieprawidłowości, zwracany jest do odpowiedniej komórki lub osoby odpowiedzialnej w celu dokonania odpowiednich korekt.

Przechowywanie dowodów księgowych

Dowody księgowe przechowuje się w taki sposób, aby zabezpieczyć je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem, zniszczeniem. Dowody księgowe przechowywane są w postaci oryginalnej, w określonym porządku w podziale na okresy sprawozdawcze^[3]. Mogą być przechowywane:

• w siedzibie firmy,
• poza siedzibą firmy, należy to zgłosić do właściwego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od daty ich wydania, w razie kontroli trzeba zapewnić dostępność dokumentów podmiotowi kontrolującemu.

Dokumenty księgowe najczęściej przechowywane są przez okres 5 lat (wyłączając sprawozdania finansowe). Czas przechowywania dokumentów zależny jest od daty przedawnienia zobowiązania podatkowego.