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eine DIN-Norm im Bereich der Textverarbeitung Aus Wikipedia, der freien Enzyklopädie
Die Norm DIN 5008 bietet Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung. Sie gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich. Die Norm wird heute vom nationalen DIN-Gremium Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA), Arbeitsausschuss NA 043-03-01 AA „Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen“, erarbeitet.[2]
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Titel | Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung | ||
Erstveröffentlichung | April 1949 | ||
Letzte Ausgabe | März 2020 | ||
Berichtigung | Berichtigung 1:2020-07[1] |
Bis 1996 berücksichtigte die DIN 5008 ausnahmslos das Schreiben mit der Schreibmaschine; seit der Neufassung von 1996 sind auch die Gestaltungsmöglichkeiten mit PC-Textverarbeitungsprogrammen Gegenstand der Norm. Die Fassung von 2020 erwähnt die Schreibmaschine überhaupt nicht mehr.
Die Regelungen und Empfehlungen für die Textverarbeitung betreffen den typografisch korrekten Gebrauch von Satzzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Formeln und Zahlengliederungen sowie die Briefgestaltung, den Aufbau von Tabellen und die Gliederung von Texten. Damit wird eine Anleitung gegeben, Schriftstücke zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten. Ausdrücklich regelt die Norm nicht Textinhalte und Rechtschreibung,[3] auch wenn der Normtext zahlreiche Beispiele und Hinweise enthält.
Als Beispiel wird zur Anrede in Briefen geregelt:[4]
„Die Anrede beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom folgenden Text getrennt.“
Zum Textinhalt einer solchen Anrede folgen auf den Regelungstext Beispiele wie:
und es wird auch auf Beispiele im Anhang verwiesen, wo komplette Briefgestaltungen abgebildet sind. Der Regelungstext ist auch durch Hinweise ergänzt wie
„Bei Schreiben an hochgestellte Persönlichkeiten empfiehlt es sich dringend, sich über die korrekte Adressierung und Anrede dieser Personen […] zu informieren.“
Damit ist klar ausgedrückt, dass die Beispiele nicht erschöpfend sind und somit der Anrede-Textinhalt hier nicht geregelt ist.
1928 brachte das Reichskuratorium für Wirtschaftlichkeit (RKW) die von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) erarbeiteten „Richtlinien für die Behandlung der Geschäftspost“ heraus,[5] denen 1930 das AWV-Merkblatt 1 „Der Geschäftsbrief“ und das AWV-Merkblatt 2 „Regeln für Maschinenschreiben“ folgten. Merkblatt 2 erschien bis 1945 in 17 Auflagen. Im April 1949 übernahm der Fachnormenausschuss Bürowesen im Deutschen Normenausschuss (heute Deutsches Institut für Normung) die AWV-Regeln als DIN 5008.[6]
Auf die Erstausgabe der DIN 5008 vom April 1949 folgten Aktualisierungen im Juni 1951, November 1963, November 1975, November 1986, Mai 1996, November 2001, Mai 2005, April 2011 und März 2020, die auf 126 Seiten Umfang angewachsen ist. Seit der Ausgabe von 2011 ist der Inhalt der zurückgezogenen DIN 676 integriert. Die Festlegungen und Empfehlungen für die PC-Textverarbeitung und (bis 2011) für das Maschinenschreiben legen Satzzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Formeln, Zahlengliederungen, Tabellen sowie die Gliederung von Texten fest, um eine Anleitung zu geben, Schriftstücke zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten.
Unter anderem sollte für die numerische Schreibweise des Datums nur noch das internationale Datumsformat gemäß ISO 8601 zulässig sein (JJJJ-MM-TT).
In dieser Ausgabe ist die überarbeitete DIN 676:1995 als Abschnitt 16 eingearbeitet; Endlosformate und Kurzleitwörter in der Bezugszeichenzeile aus DIN 676 wurden nicht mehr berücksichtigt. Ergänzend dazu wurde der Abschnitt 17 „Beschriftung von Briefblättern“ angepasst. Weiterhin hinzugekommen sind Abschnitt 13 „Diagramme und Abbildungen“ und Abschnitt 15 „Längere Texte“. Die Gliederung wurde aktualisiert, die aktuellen amtlichen Rechtschreibregeln wurden eingearbeitet und die Anwendungsbeispiele im Anhang überarbeitet. Anhang G „Erläuterungen“ ist gestrichen; die Erläuterungen sind als Anmerkungen im jeweiligen Abschnitt enthalten.[7]
Des Weiteren kann die Höhe des Anschriftfeldes von 40 auf 45 mm vergrößert und die Postanschrift des Absenders (sogenannte Rücksendeangabe) in kleiner Schrift (8 Punkt) in die Zusatz- und Vermerkzone (siehe dazu weiter unten) einbezogen werden. Ferner wurden Normbezeichnungen für die vorher in DIN 676 definierten Vorlagen eingeführt.
Die letzten 25 Seiten der Norm mit den Anhängen A bis F stellen nur informativen, keinen normativen Inhalt dar.
In dieser grundlegend überarbeiteten und erheblich erweiterten Ausgabe[9][10] werden Unterstreichen als zulässige Auszeichnungsmethode sowie bestimmte Adressfeldzeilen entfernt, die Schreibweise von Zahlen (z. B. Gliederung von IBAN, Datum, Zeit) neu geregelt, Tabellen und Elektronischer Schriftverkehr (vormals nur E-Mail) genauer beschrieben, viele Beispiele ergänzt und eigene Abschnitte für Schreiben zu besonderen Anlässen, Präsentationen, Protokolle und Dateiablage, Unterabschnitte für das geschützte Leerzeichen, das Durchmessersymbol und Überschriften sowie Anhänge zu Tastatur und Kodierung hinzugefügt.
Eine im Juli 2020 herausgegebene Berichtigung[1] betrifft lediglich die „Angaben für Zeilenpositionen von der oberen Blattkante“ für die im Abschnitt 19 „Aufbau und Gestaltung von Briefvordrucken und -vorlagen“ definierten Geschäftsbrief-Formvorlagen.
DIN 5008 regelt unter anderem Folgendes (die genannten Regelungen und Abschnittsnummern beziehen sich auf die Ausgabe 2011):
In Abkürzungen aus mehreren Buchstaben, die jeweils einen Punkt haben und für ein Wort stehen, ist zwischen den abgekürzten Wörtern jeweils ein Leerzeichen zu setzen: a. a. O., d. h., v. l. n. r., z. B. usw. Um einen unerwünschten Zeilenumbruch innerhalb der Abkürzung zu vermeiden, sollte ein geschütztes Leerzeichen verwendet werden.
Abkürzungen, die wie selbstständige Wörter oder buchstäblich gesprochen werden, sind ohne Punkt und in sich ohne Leerzeichen zu schreiben. Beispiele: UNICEF, Kfz.
Nach Abschnitt 7 sind Schriftzeichen für Wörter sowie Rechenzeichen (Abschnitt 8) grundsätzlich wie ausgeschriebene Wörter mit Leerzeichen davor und danach zu schreiben. Davon abweichend wird vor und nach einem Schrägstrich kein Leerzeichen geschrieben. Werden mit dem Schrägstrich jedoch Wortgruppen zusammengefasst, dürfen Leerzeichen gesetzt werden. Zum Et-Zeichen & heißt es ergänzend, dass es nur bei Firmennamen verwendet werden darf.
Die Norm nennt beispielhaft folgende Arten der Hervorhebung: Einrücken, Unterstreichen, Zentrieren, Anführungszeichen, Wechsel der Schriftart, Wechsel der Schriftgröße, Fettschrift, Kursivschrift, Großbuchstaben und Farben. Unterstreichungen sollen – außer bei der automatisch vorgenommenen Andeutung von Hyperlinks – zugunsten eines geänderten Schriftschnitts vermieden werden, weil Unterlängen (wie bei g und p) nicht gestreift oder geschnitten werden sollten.
Die Regeln für den Briefvordruck bzw. die Briefvorlage sind auf das Papierformat A4 (210 mm × 297 mm) abgestimmt. Unterschieden werden die Form A mit hochgestelltem Anschriftfeld (32 mm unter der oberen Blattkante) und Form B mit tiefgestelltem Anschriftfeld (50 mm unter der oberen Blattkante). Über diese grundsätzlichen Angaben hinaus nennt und zeigt die Norm Größe und Positionen für Vordruckteile wie Briefkopf, Anschriftfeld, Faltmarken usw.
Seit 1996 sollte das aus ISO 8601 abgeleitete Format (YYYY-MM-DD, z. B. 2024-11-26) die einzig korrekte numerische Datumsschreibweise im Deutschen sein. Durch vorherige Schreibgewohnheiten wurde diese Festlegung weitgehend ignoriert, sodass in der Ausgabe von 2001 der DIN 5008 eine Anmerkung eingefügt wurde, wonach das zuvor gewohnte Format (TT.MM.JJJJ, z. B. 07.04.2021) wieder zulässig sein sollte, „sofern keine Missverständnisse entstehen“. Die 2020 erschienene Fassung der Norm lässt dieses Format nur bei Schreiben an inländische Empfänger zu.[11]
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